歡迎閱讀了解顯性知識(shí)的最全面指南。
每個(gè)企業(yè)的成功，從熱狗攤到大型企業(yè)，在很大程度上取決于其獲取和共享組織知識(shí)的能力。
試想一下：您對(duì)客戶、產(chǎn)品、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和整個(gè)行業(yè)的了解越多，您實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的可能性就越大。
現(xiàn)在，在許多情況下，您的員工擁有的知識(shí)存在于他們的思想和直覺(jué)中。這種知識(shí)形式——被稱(chēng)為隱性知識(shí)或部落知識(shí)——是通過(guò)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和背景獲得的。
但另一種形式的信息——稱(chēng)為顯性知識(shí)——同樣有價(jià)值。與隱性知識(shí)相反，顯性知識(shí)是有形的、具體的，并記錄在您企業(yè)的文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)中。
在本文中，我們將深入探討顯性知識(shí)的概念，并向您展示如何在組織內(nèi)有效地獲取和傳遞它。
我們將涵蓋：
- 顯性知識(shí)定義
- 顯性知識(shí)與隱性知識(shí)
- 顯性知識(shí)和隱性知識(shí)如何相互依賴(lài)
- 為您的組織獲取顯性知識(shí)的好處
- 如何在組織內(nèi)有效地獲取和轉(zhuǎn)移顯性知識(shí)
什么是顯性知識(shí)？
顯性知識(shí)是知識(shí)管理領(lǐng)域的關(guān)鍵思想之一，是指易于表達(dá)、記錄和共享的知識(shí)。
換句話說(shuō)，如果您擁有可以處理、存儲(chǔ)、組織和解釋的數(shù)據(jù)，那么您就擁有了顯性知識(shí)。
這類(lèi)知識(shí)存在于書(shū)籍、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序手冊(cè)、操作視頻等材料格式中。
例如，包含趨勢(shì)、消費(fèi)者行為和競(jìng)爭(zhēng)分析的市場(chǎng)研究報(bào)告可幫助您識(shí)別新機(jī)會(huì)，這是一種寶貴的顯性知識(shí)形式。
顯性知識(shí)與隱性知識(shí)
顯性知識(shí)的一些其他示例是：
- 經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的銷(xiāo)售流程可幫助您的團(tuán)隊(duì)完成更多交易。
- 一份正式的客戶投訴檔案，其中包含有關(guān)如何處理這些投訴的建議。
- 有效的入職程序，可幫助新員工獲得提高工作效率所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
相比之下，隱性知識(shí)的一些等效示例是：
- 知道詢(xún)問(wèn)潛在客戶進(jìn)行銷(xiāo)售的確切時(shí)間。
- 知道如何同情和平息憤怒的顧客。
- 了解新員工何時(shí)需要個(gè)人指導(dǎo)以發(fā)揮其潛力。
需要記住的是，雖然我們使用術(shù)語(yǔ)“隱性”和“顯性”來(lái)定義不同類(lèi)型的知識(shí)，但實(shí)際上，大多數(shù)知識(shí)都存在于一個(gè)范圍內(nèi)。
事實(shí)上，所有的知識(shí)都是有價(jià)值的。話雖如此，讓我們來(lái)看看這兩種類(lèi)型的知識(shí)是如何相互作用的。?
知識(shí)螺旋：顯性知識(shí)和隱性知識(shí)如何相互作用
在比較顯性知識(shí)與隱性知識(shí)時(shí)，重要的是要了解這兩種類(lèi)型的知識(shí)如何相互受益以及您應(yīng)該如何在公司內(nèi)利用它們。
仔細(xì)想想，新知識(shí)總是從個(gè)人層面開(kāi)始。它可能是經(jīng)理對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)的直觀感受，有助于創(chuàng)造有價(jià)值的新產(chǎn)品概念。或者是一位發(fā)現(xiàn)了加速開(kāi)發(fā)生命周期方法的創(chuàng)新工程師。?
無(wú)論新想法是什么，個(gè)人的個(gè)人知識(shí)（或隱性知識(shí)）都會(huì)轉(zhuǎn)化為對(duì)整個(gè)公司有幫助的組織知識(shí)（顯性知識(shí)）。這個(gè)過(guò)程被稱(chēng)為外化。
但是，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)并不是知識(shí)在組織內(nèi)轉(zhuǎn)移的唯一方式。以下是另外三種方式：
默契到默契：當(dāng)技能和知識(shí)直接從一個(gè)人分享給另一個(gè)人時(shí) - 想想新的銷(xiāo)售人員可能如何通過(guò)效仿貴公司的最暢銷(xiāo)產(chǎn)品來(lái)學(xué)習(xí)。
顯式到顯式：當(dāng)現(xiàn)有的顯性知識(shí)被收集并合成為新知識(shí)時(shí)。例如，當(dāng)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)從各個(gè)部門(mén)收集信息以呈現(xiàn)公司的年度預(yù)算時(shí)。?
顯性到隱性：當(dāng)新知識(shí)在整個(gè)組織中傳播時(shí)，員工可以開(kāi)始將其內(nèi)化并使用它來(lái)增強(qiáng)和擴(kuò)展他們自己的個(gè)人知識(shí)。例如，入職文件可用于傳達(dá)新員工可以利用的關(guān)鍵想法和概念來(lái)創(chuàng)造新的創(chuàng)新。
因此，當(dāng)個(gè)人可以訪問(wèn)并應(yīng)用明確的組織知識(shí)時(shí)，他們正在為新的隱性知識(shí)扎根（這個(gè)過(guò)程稱(chēng)為內(nèi)化）創(chuàng)造沃土。
換句話說(shuō)，顯性知識(shí)和隱性知識(shí)是同一知識(shí)螺旋的兩個(gè)組成部分。一個(gè)饋入另一個(gè)以創(chuàng)建一個(gè)向上的軌跡，從而增強(qiáng)組織內(nèi)的知識(shí)量。
獲取和傳輸顯性知識(shí)的好處
既然我們已經(jīng)掌握了顯性知識(shí)是什么，你可能會(huì)想：‘我為什么要費(fèi)心去獲取和轉(zhuǎn)移顯性知識(shí)呢？”
嗯，除了是推動(dòng)組織內(nèi)知識(shí)增長(zhǎng)的基礎(chǔ)之外，還有四個(gè)關(guān)鍵原因：
增強(qiáng)決策
在正確的時(shí)間擁有正確的信息是做出正確決策的基礎(chǔ)。但是，當(dāng)員工在特定問(wèn)題上需要幫助時(shí)，他們最終可能需要等待數(shù)小時(shí)才能獲得 Slack 或電子郵件回復(fù)以獲取所需信息。?
利用組織的各種知識(shí)并使其即時(shí)訪問(wèn)意味著員工可以獲得所需的信息，以便為組織做出更快、更明智的決策。
盡量減少重復(fù)工作
如果您已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)有效的流程，那么每次出現(xiàn)類(lèi)似需求時(shí)，確保其他人使用相同的流程是有意義的。?
例如，如果 A 寫(xiě)了一份解決問(wèn)題的文檔，那么 B 就沒(méi)有必要從頭開(kāi)始弄清楚如何解決問(wèn)題。相反，他們只需重復(fù)使用經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的解決方案即可節(jié)省時(shí)間、簡(jiǎn)化工作并加快進(jìn)度。
獲取和轉(zhuǎn)移顯性知識(shí)可讓您避免重復(fù)已經(jīng)完成的工作，并騰出時(shí)間專(zhuān)注于更高效的任務(wù)。
防止知識(shí)丟失
如果您組織的關(guān)鍵成員離開(kāi)，他們可能會(huì)在他們身后留下巨大的知識(shí)差距 - 特別是如果他們是唯一知道如何處理您業(yè)務(wù)的關(guān)鍵方面的人。?
在出發(fā)前整理和分享他們的知識(shí)可確保您不會(huì)失去他們?cè)诠ぷ髦蝎@得的所有智慧。此外，它使他們的替代品更容易彌補(bǔ)不足。
并且隨著時(shí)間的推移進(jìn)行記錄，您將建立一個(gè)有價(jià)值的知識(shí)庫(kù)，可以幫助您的企業(yè)做一些事情，例如創(chuàng)建優(yōu)秀的入職計(jì)劃或減少客戶項(xiàng)目的交付時(shí)間。
開(kāi)發(fā)更穩(wěn)健的流程和程序
編寫(xiě)有效的標(biāo)準(zhǔn)操作程序是確保遵守最佳實(shí)踐并提供可預(yù)測(cè)的高質(zhì)量結(jié)果的好方法。但是，如果您沒(méi)有掌握使其有用所需的必要知識(shí)，就不可能編寫(xiě) SOP（或任何流程文檔）。
通過(guò)創(chuàng)建用于記錄、存儲(chǔ)、組織和交流公司集體知識(shí)的系統(tǒng)，您將能夠制定標(biāo)準(zhǔn)化流程和程序，使您的組織能夠一次又一次地執(zhí)行出色的工作。
如何獲取顯性知識(shí)并將其用于您的優(yōu)勢(shì)
到目前為止，您已經(jīng)對(duì)什么是顯性知識(shí)、它在推動(dòng)組織發(fā)展中的作用以及它值得捕獲的四個(gè)原因有了很好的了解。
現(xiàn)在讓我們進(jìn)入并探索如何真正做到這一點(diǎn)。
進(jìn)行文件審核
首先，您需要確定組織文檔的哪些區(qū)域需要更新。如果你有一段時(shí)間沒(méi)有更新你的文檔，很有可能它可以使用整容。
為此，您需要：
- 閱讀您的文件并評(píng)估它們的相關(guān)性、準(zhǔn)確性和有效性
- 刪除任何過(guò)時(shí)的信息或無(wú)用的文檔
- 簡(jiǎn)化讀者難以理解的任何文件
了解您的文檔是否準(zhǔn)確非常簡(jiǎn)單。但評(píng)估它的理解難易程度是一個(gè)小技巧。值得慶幸的是，您可以使用Readable或Hemingway editor等工具來(lái)幫助您獲得可讀性分?jǐn)?shù)、估計(jì)閱讀時(shí)間和更多相關(guān)數(shù)據(jù)。
梳理完文檔后，您可能會(huì)對(duì)組織的顯性知識(shí)的差距有一個(gè)很好的了解。
但是為了進(jìn)一步縮小您的關(guān)注范圍，您可以：
- 詢(xún)問(wèn)您的員工他們認(rèn)為知識(shí)差距在哪里
- 查看客戶的評(píng)論和反饋，了解他們可以從哪些方面受益于額外的知識(shí)
- 檢查組織內(nèi)團(tuán)隊(duì)的績(jī)效，這些績(jī)效可能會(huì)通過(guò)獲得更多知識(shí)而得到改善
完成此操作后，您應(yīng)該可以更好地開(kāi)始將知識(shí)記錄任務(wù)分配給組織內(nèi)的相關(guān)用戶。
創(chuàng)建內(nèi)容創(chuàng)建指南
您公司的顯性知識(shí)不應(yīng)被視為靜態(tài)資產(chǎn)。相反，您應(yīng)該將其視為一種動(dòng)態(tài)資源，隨著不同員工影響其發(fā)展和結(jié)構(gòu)而不斷發(fā)展。
這就是為什么開(kāi)發(fā)內(nèi)容創(chuàng)建框架對(duì)于確保隨著公司知識(shí)增長(zhǎng)的一致性至關(guān)重要。如果沒(méi)有既定規(guī)則，您最終會(huì)導(dǎo)致員工以不同的格式和風(fēng)格創(chuàng)建內(nèi)容，這會(huì)損害理解。
許多現(xiàn)代知識(shí)管理系統(tǒng)允許您完全控制格式、創(chuàng)作和結(jié)構(gòu)——這對(duì)保持文檔的統(tǒng)一大有幫助。
根據(jù)需要調(diào)整您的內(nèi)容指南，但始終保持規(guī)則以幫助您的員工在添加組織知識(shí)時(shí)保持一致。
鼓勵(lì)全組織參與
您的員工隊(duì)伍中包含的集體知識(shí)非常強(qiáng)大。為了充分捕捉它，您應(yīng)該鼓勵(lì)所有員工為您的知識(shí)庫(kù)做出貢獻(xiàn)。
優(yōu)質(zhì)的 KMS 將能夠?qū)⒛膱F(tuán)隊(duì)連接到協(xié)作社區(qū)環(huán)境中，在那里他們可以創(chuàng)作、組織和修改內(nèi)容。
說(shuō)明：Helpjuice 讓創(chuàng)作和格式化變得簡(jiǎn)單
無(wú)論您的組織規(guī)模如何，匯集多種思想和觀點(diǎn)將幫助您獲取最有用和最相關(guān)的知識(shí)。
細(xì)分和組織您的知識(shí)
在知識(shí)的海洋中跋涉以找到一條信息金塊并不好玩。但是隨著組織的發(fā)展，他們的文檔變得如此雜亂無(wú)章，以至于幾乎不可能輕松找到您正在尋找的內(nèi)容，這是很常見(jiàn)的。
這很重要，因?yàn)槿绻_的信息在正確的時(shí)間沒(méi)有在手邊，那么它對(duì)您的員工或客戶就沒(méi)有多大用處。
解決方案？從第一天開(kāi)始就進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?xì)分。使用知識(shí)管理解決方案，可以輕松地組織和瀏覽您的知識(shí)庫(kù)。理想情況下，您應(yīng)該設(shè)置不同的類(lèi)別、項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)，以便沒(méi)有人因不相關(guān)的信息而過(guò)載。
在這里也不能低估搜索功能的威力。它將幫助客戶和員工快速準(zhǔn)確地找到他們正在尋找的東西。因?yàn)槟饺菀撰@取知識(shí)，就會(huì)有越多的人開(kāi)始利用它來(lái)獲得更好的結(jié)果。
簡(jiǎn)化您的入職流程
如前所述，入職是將公司的顯性知識(shí)傳達(dá)給新員工的最佳方式之一。
雖然每個(gè)經(jīng)理都有自己喜歡的方法，但使用貴公司的 KMS 來(lái)改進(jìn)流程是有意義的。
畢竟，您的 KMS 擁有從多年經(jīng)驗(yàn)中獲得的大量公司知識(shí)。雖然有許多入門(mén)工具，但在 KMS 中創(chuàng)建專(zhuān)用空間是一種非常有效的方式，可以傳授寶貴的公司知識(shí)，而無(wú)需花錢(qián)購(gòu)買(mǎi)其他軟件。
此外，作為獎(jiǎng)勵(lì)，新員工可以自助入職，從而騰出時(shí)間讓經(jīng)理花在其他生產(chǎn)性任務(wù)上。
分析和改進(jìn)您的方法
當(dāng)您開(kāi)始構(gòu)建一個(gè)可訪問(wèn)的、有形的公司知識(shí)存儲(chǔ)庫(kù)時(shí)，您需要確保您正在優(yōu)化您的捕獲和傳輸流程以獲得最佳結(jié)果。
優(yōu)質(zhì)的 KMS 將為您提供反饋和分析，讓您可以衡量用戶如何與您不斷增長(zhǎng)的知識(shí)庫(kù)進(jìn)行交互。
說(shuō)明：使用 Helpjuice 進(jìn)行知識(shí)庫(kù)分析
使用后端數(shù)據(jù)，您可以發(fā)現(xiàn)哪些內(nèi)容提供了最大的價(jià)值，找出用戶正在搜索的內(nèi)容，衡量人們消費(fèi)的最熱門(mén)話題等等。
此類(lèi)數(shù)據(jù)有助于為您的知識(shí)管理策略提供信息，并確保您始終改進(jìn)在公司內(nèi)獲取和轉(zhuǎn)移顯性知識(shí)的方式。
知識(shí)管理變得簡(jiǎn)單
記錄和優(yōu)化您公司的顯性知識(shí)將始終是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。它需要正確的戰(zhàn)略、員工的持續(xù)承諾以及使用可靠的知識(shí)管理系統(tǒng)。
但如果做得好，它將使您的組織充分利用其智慧并利用它來(lái)推動(dòng)真正的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)。畢竟，您組織中包含的知識(shí)構(gòu)成了您的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)。
這意味著是時(shí)候開(kāi)始利用它來(lái)發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，而不是讓它浪費(fèi)掉。
