在最近的超上下文報(bào)告中，我們了解到 37% 的接受調(diào)查的經(jīng)理認(rèn)為他們角色中最重要的部分是讓團(tuán)隊(duì)保持在正確的軌道上以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。當(dāng)團(tuán)隊(duì)更好地協(xié)調(diào)一致、有工作目標(biāo)并且能夠更好地溝通時，讓每個人都朝著同一個方向前進(jìn)就變得更容易了。
在本文中，我們將介紹管理者可以實(shí)施以提高生產(chǎn)力的五種有效團(tuán)隊(duì)管理策略，包括：?
- 設(shè)定團(tuán)隊(duì)目標(biāo)
- 舉辦有效的會議
- 制定標(biāo)準(zhǔn)操作程序 (SOP)
- 使文檔管理變得簡單而無縫
- 擁有合適的技術(shù)：團(tuán)隊(duì)管理軟件
讓我們潛入吧！
設(shè)定團(tuán)隊(duì)目標(biāo)
你能為你的團(tuán)隊(duì)做的最好的事情就是給他們一個共同前進(jìn)的方向。?
在 Steven Covey 的著作《高效能人士的 7 個習(xí)慣》中，他寫道，要養(yǎng)成以終為始的習(xí)慣。僅僅說“讓我們度過一個美好的季度”是不夠的。你需要定義你的最終目標(biāo)是什么，并定義必要的目標(biāo)和行動來讓你和你的團(tuán)隊(duì)達(dá)到目標(biāo)。?
OKR目標(biāo)設(shè)定框架
根據(jù)您團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作方式，確定最適合您的目標(biāo)設(shè)定框架。Soapbox、GitLab、Google 等公司在 OKR 系統(tǒng)上運(yùn)行。?
由已故的安迪·格羅夫 (Andy Grove) 開創(chuàng)，英特爾OKR前首席執(zhí)行官代表“目標(biāo)和關(guān)鍵結(jié)果”。OKR 將明確的目標(biāo)與衡量如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的方法聯(lián)系起來。?
在創(chuàng)建 OKR 時，創(chuàng)建具有挑戰(zhàn)性但不令人沮喪的目標(biāo)。最佳點(diǎn)是達(dá)到目標(biāo)的 60-70%。如果您的得分較低，則說明團(tuán)隊(duì)沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，或者目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。得分更高意味著目標(biāo)最初可能設(shè)置得不夠高。
與團(tuán)隊(duì)合作創(chuàng)建目標(biāo)
在確定您希望在給定時間范圍內(nèi)（即季度、年等）實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)時，請務(wù)必與團(tuán)隊(duì)合作確定您的目標(biāo)。?
通過這樣做，您將能夠：
- 鼓勵您的團(tuán)隊(duì)參與關(guān)鍵決策
- 讓您的團(tuán)隊(duì)對您承諾的目標(biāo)負(fù)責(zé)
- 立即獲得有關(guān)團(tuán)隊(duì)認(rèn)為可以（而不是）實(shí)現(xiàn)的反饋
- 包括更多關(guān)于如何最好地實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的想法
與團(tuán)隊(duì)一起定義目標(biāo)的最佳方式是什么？
在您的下一個團(tuán)隊(duì)或季度計(jì)劃會議上分配時間來討論團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。分享您為團(tuán)隊(duì)設(shè)定的目標(biāo)，并向所有人開放，分享他們的想法、關(guān)注點(diǎn)和想法。?
持續(xù)審查您的目標(biāo)
設(shè)定目標(biāo)后，將其作為團(tuán)隊(duì)會議議程上的重復(fù)項(xiàng)目。在此期間持續(xù)審查您的目標(biāo)和進(jìn)展將加強(qiáng)每個人的個人 KPI 如何逐步提升到整個團(tuán)隊(duì)和公司的目標(biāo)。?
這次不要關(guān)注數(shù)字，而是專注于：
- 你如何追蹤你的目標(biāo)
- 從現(xiàn)在到時間線結(jié)束之間你需要做什么來實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)
舉辦有效且富有成效的會議
考慮到大多數(shù)經(jīng)理認(rèn)為他們角色中最重要的部分是讓團(tuán)隊(duì)保持正軌，最好的方法之一就是召開有效、富有成效的會議。但是，對于許多團(tuán)隊(duì)來說，會議往往會浪費(fèi)每個人的時間，因?yàn)樗鼈儧]有有效地運(yùn)行。事實(shí)上，Atlassian 的一份報(bào)告發(fā)現(xiàn)，對于普通的會議參與者來說：?
（來源）
會議是不可避免的。然而，并非所有會議都是必要的。在您繼續(xù)進(jìn)行下面的富有成效的會議清單之前，您需要了解為什么要開會以及您希望從中獲得什么。?
在安迪·格羅夫 (Andy Grove) 的著作《高產(chǎn)出管理》(?High Output Management) 中，他將會議分為兩種類型：?
面向過程的會議
這些是您會更頻繁地舉行的會議。通常，這些會議的目的是在團(tuán)隊(duì)之間共享知識。此類會議的示例可能包括您的定期團(tuán)隊(duì)會議、一對一會議、回顧會議等。參加這些會議的每個人都應(yīng)該知道：?
- 會議如何進(jìn)行
- 通常討論的內(nèi)容
- 會議的目標(biāo)是什么
以任務(wù)為導(dǎo)向的會議
這些是更多的臨時會議。這次會議的目的是產(chǎn)生特定的輸出，比如做出決定。為了使這些會議取得成功：?
- 需要有人負(fù)責(zé)這次會議并對會議的結(jié)果負(fù)責(zé)
- 所有與會者必須清楚地了解會議的目的和目標(biāo)
在理想的世界中，這些會議很少發(fā)生，因?yàn)槟诖祟悤h中要討論的所有內(nèi)容在面向流程的會議中都已涵蓋。然而，根據(jù) Grove 的說法，您可以預(yù)期面向流程的會議將解決您團(tuán)隊(duì) 80% 的問題。其他 20% 將包含在這些類型的會議中。
總的來說，當(dāng)您能夠召開有效的會議時，您將能夠更好地協(xié)調(diào)并創(chuàng)建一個更有凝聚力的團(tuán)隊(duì)。
富有成效的團(tuán)隊(duì)會議清單
如果您不確定如何改進(jìn)您的會議，這里有 12 件事您需要做才能使會議富有成效。
會前：
- 出勤率：?確保每個需要到場的人都能到場。
- 設(shè)定會議目標(biāo)：不要為了會議而開會。?
- 提前分享議程：鼓勵每個人都為此做出貢獻(xiàn)。
- 為會議做準(zhǔn)備：為您的團(tuán)隊(duì)樹立先例，讓每個人都應(yīng)該準(zhǔn)備好參加這些會議，討論議程上的內(nèi)容。
會議期間：
- 消除任何干擾。這可以像放下筆記本電腦并將手機(jī)設(shè)置為靜音一樣簡單。
- 遵循你的議程：你做一個是有原因的......遵循它。
- 做筆記：記錄討論的內(nèi)容、做出的決定以及做出這些決定的原因。?
- 鼓勵人們暢所欲言：對于團(tuán)隊(duì)會議尤其如此。團(tuán)隊(duì)不是由一個聲音組成，而是由許多聲音組成。
會后：
- 向所有人發(fā)送會議記錄：讓每個人都盡可能輕松地訪問會議記錄，以避免會議結(jié)束后重復(fù)對話。?
- 分配會議跟進(jìn)：讓個人對他們在會議期間達(dá)成的共識負(fù)責(zé)。?
- 征求會議反饋：人們對即將到來的一周感覺更好嗎？他們是否覺得這次會議很好地利用了他們的時間？
- 迭代反饋：如果你的團(tuán)隊(duì)告訴你會議沒有很好地利用他們的時間，問他們?yōu)槭裁础⒛盏降姆答伕吨T行動，以便在下一次團(tuán)隊(duì)會議中提高工作效率。
制定標(biāo)準(zhǔn)操作程序 (SOP)
甲標(biāo)準(zhǔn)操作程序是提供明確的指示用于完成特定任務(wù)的文檔。SOP 為團(tuán)隊(duì)和個人應(yīng)該如何完成某些流程提供了明確的指導(dǎo)。?
SOP 的重要性
在您的團(tuán)隊(duì)中實(shí)施 SOP 有很多好處，最大的好處是減少了經(jīng)理對團(tuán)隊(duì)進(jìn)行微觀管理的需要。?
根據(jù)《停止在工作中的欺凌》一書的作者 Teresa A. Daniel 的說法，微觀管理“甚至?xí)褐谱钣胁湃A和動力的員工的精神和動力”。微觀管理會很快導(dǎo)致倦怠，或者更糟的是，自愿離職。?
盡管有很多方法可以讓微觀管理者冷靜下來，但為您的團(tuán)隊(duì)實(shí)施 SOP 是一個很好的開始。原因如下：?
使流程系統(tǒng)化，讓管理人員后退一步
當(dāng)團(tuán)隊(duì)能夠記錄和構(gòu)建流程時，它允許每個人以有凝聚力的方式向前推進(jìn)。您的團(tuán)隊(duì)將減少第一次做某事可能帶來的時間和精力（和錯誤）。通過系統(tǒng)化的流程，管理人員可以從參與計(jì)劃和執(zhí)行任務(wù)的每個階段退后一步。?
讓每個人都在同一頁面上（并負(fù)責(zé)）
將所有內(nèi)容記錄在一處，個人更有責(zé)任遵守最佳實(shí)踐和內(nèi)部流程。?
但是，在構(gòu)建 SOP 時，這不應(yīng)是自上而下的方法。相反，讓所有相關(guān)利益相關(guān)者和擁有所需知識的個人參與進(jìn)來，以構(gòu)建最符合團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力和整個組織利益的流程。
SOP 用例示例
構(gòu)建 SOP 有很多用例。讓我們來看看一些用例，讓您更好地了解如何為您的團(tuán)隊(duì)實(shí)施和使用一個用例。
員工培訓(xùn)和入職
一個哈佛商業(yè)評論的研究發(fā)現(xiàn)，近33％的新員工尋找他們的第6個月內(nèi)新工作;?很多這種流失是由于糟糕的入職經(jīng)驗(yàn)或缺乏適當(dāng)?shù)膯T工培訓(xùn)。SOP 允許您的團(tuán)隊(duì)通過標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)該采取哪些步驟來正確地入職和培訓(xùn)新員工，確保每個加入您組織的新人從第一天起就取得成功。
（來源。查爾斯縣緊急服務(wù)部員工入職 SOP 示例）
保持業(yè)務(wù)知識
員工流失是不可避免的（這沒關(guān)系）。無論是個人辭職、升職還是退休，人們都會在某個時候離職。這就是為什么您需要讓接管這些職責(zé)的人員盡可能輕松無縫地獲得所需的所有必要信息，以便從最后一個人離開的地方接手。?
如何編寫 SOP
在創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)操作程序時，您應(yīng)該記住一些事項(xiàng)。我們將在本節(jié)中簡要介紹它們，但是如果您想了解更多信息，請查看Helpjuice 編寫有效 SOP 的指南。
在編寫 SOP 時，重要的是您：
確定您的目標(biāo)：您為什么要創(chuàng)建此文檔？最終用戶應(yīng)該從閱讀本文檔中獲得什么？
讓必要的利益相關(guān)者參與：誰需要參與創(chuàng)建此文檔？這應(yīng)該是一項(xiàng)協(xié)作努力。一種自上而下的方法將那些實(shí)際上將經(jīng)歷既定流程的動作的個人排除在外是行不通的。?
確定應(yīng)包含哪些信息（以及如何呈現(xiàn)）：如果 SOP 過于強(qiáng)大而不是有用，則它不再有用。在創(chuàng)建您的 SOP 時，將其編寫為與組織完全陌生的人共享它。?
寫出來并讓多人審核：這是您真正將所有這些討論和計(jì)劃付諸行動的時候。但是，在您將 SOP 發(fā)布到野外之前，請讓不同的人通讀該文檔并向您提供反饋。?
專業(yè)提示：在編寫 SOP 時，請嘗試使用10/50/99 方法以避免由于簡單的誤解（即文檔的目標(biāo)不一致）而不得不完全重新啟動項(xiàng)目。?
繼續(xù)改進(jìn)和迭代您的流程：您的團(tuán)隊(duì)、組織和行業(yè)將隨著時間的推移而發(fā)展。也許一個新工具會添加到您的技術(shù)堆棧中，并且可以自動化某些流程。關(guān)鍵是，事情會隨著時間的推移而改變，你的 SOP 應(yīng)該隨著這些變化而發(fā)展。這將確保您的團(tuán)隊(duì)繼續(xù)有效運(yùn)作。
當(dāng)您的團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成維護(hù)知識文檔的習(xí)慣時，它可以確保組織內(nèi)的其他人仍然可以使用他們所經(jīng)歷的知識、專業(yè)知識和學(xué)習(xí)。?
使文檔管理變得簡單而無縫
沒有什么比整理雜亂無章的 Google 驅(qū)動器更令人沮喪的了，文件無處不在。?
實(shí)際上：
- 86% 的受訪員工在查找特定辦公文件時遇到困難
- 46% 表示查找辦公文件具有挑戰(zhàn)性且耗時
- 83% 最終重新創(chuàng)建現(xiàn)有文檔，因?yàn)樗麄儫o法找到原始文檔
- 65% 發(fā)現(xiàn)難以檢查、批準(zhǔn)和以其他方式使用辦公文件和文件
知識庫有助于最大限度地減少這些挫折。
什么是知識庫？
一個知識基礎(chǔ)就是信息存儲，組織和共享一個集中的空間。?
在內(nèi)部創(chuàng)建時，知識庫的構(gòu)建目的是使組織內(nèi)的協(xié)作更容易。它使公司內(nèi)的信息更易于訪問（從而有助于提高團(tuán)隊(duì)的工作效率）。
知識庫如何提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力
一個夏洛特研究的皇后大學(xué)發(fā)現(xiàn)，接受調(diào)查的員工39％的人認(rèn)為，人們在自己的組織沒有足夠的合作。造成這種情況的一個重要原因是工作場所的孤島。當(dāng)信息沒有在團(tuán)隊(duì)之間共享時（尤其是那些相互協(xié)作的團(tuán)隊(duì)），就很難更快地完成工作。它會造成障礙，而不是提高生產(chǎn)力。?
（來源）
事實(shí)上，麥肯錫的一份報(bào)告發(fā)現(xiàn)，互動工作者平均將近 20% 的時間用于搜索相關(guān)內(nèi)部信息或向同事尋求答案。這意味著每個工人一周中至少有一整天的時間花在尋找信息上。此外，麥肯錫還發(fā)現(xiàn)，可搜索的知識記錄（知識庫）可以將員工花在搜索公司相關(guān)信息上的時間減少多達(dá) 35%。?
事實(shí)證明，當(dāng)您擁有知識庫時，一周內(nèi)就有足夠的時間來完成工作。?
“溝通應(yīng)該通過完成工作所需的最短路徑，而不是通過‘指揮鏈’。”?-埃隆馬斯克
無論是自上而下的層次結(jié)構(gòu)，還是團(tuán)隊(duì)將信息作為人質(zhì)，當(dāng)您讓人們難以訪問信息時，就會扼殺生產(chǎn)力。如果您還沒有，請開始構(gòu)建您的知識庫，您會看到整體生產(chǎn)力水平的提高。
擁有合適的技術(shù)：團(tuán)隊(duì)管理軟件
說到建立您的知識庫，在以下方面擁有合適的團(tuán)隊(duì)管理應(yīng)用程序確實(shí)可以提供幫助：?
- 打破孤島
- 保持團(tuán)隊(duì)的責(zé)任感、協(xié)作性和生產(chǎn)力
- 為團(tuán)隊(duì)中的每個人提供成功所需的工具
事實(shí)上，49% 的千禧一代支持用于工作場所協(xié)作的社交工具，其中 40% 的人會自費(fèi)購買社交工具以提高效率。顯然有必要將此類工具引入您的團(tuán)隊(duì)。?
以下是一些可以幫助提高團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力的團(tuán)隊(duì)管理工具。
- Helpjuice建立知識庫（并打破那些討厭的筒倉）
- 用于提高會議效率和建立團(tuán)隊(duì)責(zé)任感的超上下文
- Slack?用于組織范圍內(nèi)的溝通并盡可能保持收件箱清潔
- Trello讓每個人都了解項(xiàng)目進(jìn)展情況
- 為所有或部分遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)進(jìn)行縮放以獲得更高質(zhì)量的虛擬會議
總結(jié)
在提高團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力方面，您可以進(jìn)行很多更改和改進(jìn)。?
從確定您的目的地開始，并繼續(xù)改進(jìn)您的團(tuán)隊(duì)到達(dá)目的地的方式。這將區(qū)分一個高效的團(tuán)隊(duì)和一個沒有的團(tuán)隊(duì)。
